Privacycharter
Laatste update: 28 augustus 2026
1. Inleiding
Ethias hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en verwerkt deze gegevens volgens de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming, meer bepaald Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 (GDPR) en de toepasselijke Belgische wetgeving.
Dit privacycharter informeert u over hoe Ethias omgaat met de persoonsgegevens die haar meegedeeld zijn in het kader van het gebruik van haar platform voor het beheer van projectoproepen en aanvragen voor filantropische steun. Het legt uit hoe Ethias die gegevens verzamelt, gebruikt, bewaart en beschermt.
2. Verwerkingsverantwoordelijke
Ethias nv (hierna "Ethias" of "we") is de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens. Ethias is een vennootschap naar Belgisch recht, met maatschappelijke zetel gevestigd in voie Gisèle Halimi 10, 4000 Luik, België, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0404.484.654 .
Als verwerkingsverantwoordelijke bepalen we de doeleinden (het "waarom") en de middelen (het "hoe") van de verwerking van uw persoonsgegevens en zijn we uw eerste aanspreekpunt (en ook dat van de toezichthoudende autoriteiten) voor alle vragen over de verwerking van uw gegevens. Het doel van dit pricavycharter is u informeren over de gegevensverwerking waarvoor we verantwoordelijk zijn.
Onze functionaris gegevensbescherming (hierna “Data Protection Officer” of “DPO”) ziet toe op de uitvoering van het gegevensbeschermingsbeleid. U kunt contact opnemen met de DPO:
- per post:
Ethias nv - Data Protection Officer
voie Gisèle Halimi 10,
4000 Luik
- per e-mail: DPO@ethias.be.
Dit platform voor het beheer van projectoproepen wordt uitgebaat door Optimy dat optreedt als verwerker voor rekening van Ethias. Optimy verwerkt de gegevens enkel op instructie van Ethias en volgens de contractuele verbintenissen tussen beide partijen inzake gegevensbescherming.
3. Toepassingsgebied
Dit charter is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens in het kader van:
- de indiening van een project voor een projectoproep;
- de indiening van een aanvraag voor steun of schenking;
- het administratief en operationeel beheer van de ingediende projecten;
- de communicatie tussen kandidaat-organisaties en Ethias;
- de evaluatie, selectie en opvolging van ingediende projecten.
4. Welke gegevens verzamelen we?
Afhankelijk van de aard van uw ingediende project of aanvraag kunnen we de volgende categorieën gegevens verzamelen:
- identificatie- en contactgegevens:
- naam en voornaam;
- functie;
- e-mailadres;
- telefoonnummer;
- professionele contactgegevens;
- gegevens over de organisatie:
- naam;
- rechtsvorm;
- adres;
- ondernemingsnummer;
- activiteitssector;
- gegevens over het project of de aanvraag:
- projectbeschrijving;
- doelstellingen;
- budget;
- timing;
- ondersteunende documenten;
- informatie over de begunstigden van het project;
- technische gegevens:
- inloggegevens;
- activiteitenlogs;
- informatie over het gebruik van het platform.
Deel enkel de gegevens mee die strikt noodzakelijk zijn voor de beoordeling van uw project of aanvraag.
5. Verwerkingsdoeleinden
Uw gegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:
- ontvangst en registratie van de ingediende projecten en aanvragen;
- analyse en evaluatie van de ingediende projecten;
- communicatie met de contactpersonen;
- selectie van de begunstigden van de steun of financiering;
- administratieve, financiële en operationele opvolging van de geselecteerde projecten;
- opmaak van statistieken en interne rapporten;
- naleving van wettelijke, reglementaire of contractuele verplichtingen;
- geschillenbeheer en verdediging van de belangen van Ethias.
6. Rechtsgrond van de verwerking
De verwerking steunt op een of meer van de volgende rechtsgronden:
- het gerechtvaardigd belang van Ethias om haar steunprogramma's, projectoproepen en filantropische activiteiten te organiseren en te beheren;
de naleving van wettelijke verplichtingen waaraan Ethias gebonden is.
7. Ontvangers van de gegevens
De gegevens zijn uitsluitend toegankelijk voor bevoegde personen die ze nodig hebben voor de uitvoering van hun functie.
Ze kunnen meegedeeld worden aan:
- medewerkers van Ethias die instaan voor het beheer van de ingediende projecten;
- leden van jury's, evaluatiecomités of betrokken beslissingsorganen;
- dienstverleners die optreden voor rekening van Ethias;
- onze verwerker Optimy, in het kader van het beheer van het platform.
8. Internationale doorgifte
De gegevens worden in principe verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte.
Als een doorgifte naar een land buiten de Europese Economische Ruimte noodzakelijk is, ziet Ethias erop toe dat in passende waarborgen wordt voorzien overeenkomstig de toepasselijke regelgeving.
9. Bewaartermijn
De gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze verzameld zijn.
Algemeen geldt dat:
- de gegevens over niet-geselecteerde projecten bewaard worden gedurende de periode die noodzakelijk is voor het beheer van de projectoproep en de verantwoording van de beslissingen;
- de gegevens van geselecteerde projecten bewaard worden voor de volledige duur van het partnerschap en voor de toepasselijke wettelijke verjaringstermijnen;
- bepaalde gegevens langer bewaard kunnen worden als een wettelijke of reglementaire verplichting dat vereist.
10. Gegevensbeveiliging
Ethias neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, wijziging, ongeoorloofde toegang, bekendmaking of een andere onrechtmatige verwerking.
Deze maatregelen worden ook contractueel opgelegd aan de verwerkers die betrokken zijn bij het platform.
11. Uw rechten
Behalve in gevallen waarin de GDPR of een in België geldende wettelijke bepaling zich hiertegen verzet, hebt u de volgende rechten:
- recht op inzage;
- recht op rectificatie;
- recht op gegevenswissing (“recht op vergetelheid”);
- recht op beperking van de verwerking;
- recht op overdraagbaarheid van gegevens;
- recht van bezwaar;
- het recht om niet onderworpen te worden aan een volledig automatische beslissing, met inbegrip van profilering, die rechtsgevolgen voor u heeft of u op vergelijkbare wijze aanmerkelijk treft;
- het recht om uw toestemming in te trekken.
We werken procedures uit waarmee u uw rechten inzake gegevensbescherming doeltreffend kunt uitoefenen. Deze procedures moeten er ook voor zorgen dat uw verzoeken zo snel mogelijk worden behandeld. Als verzekeraar kan Ethias niet het risico nemen in te gaan op een verzoek dat niet van een bevoegd persoon komt. Daarom moeten we de identiteit van de verzoeker verifiëren.
Om uw rechten uit te oefenen kunt u uw gedateerd en ondertekend verzoek samen met een kopie van de voor- en achterkant van uw identiteitskaart per post versturen naar het volgende adres: Ethias nv, DIM-Spoc GDPR, voie Gisèle Halimi 10 te 4000 Luik of mailen naar: privacy_request@ethias.be.
Hieronder vindt u meer informatie over de rechten die van toepassing zijn op gegevensbescherming in het kader van de doeleinden van punt 5:
a. Recht op inzage
U hebt het recht om toegang te krijgen tot uw persoonsgegevens waarover we beschikken. Dit recht geeft u ook toegang tot informatie die kenmerkend is voor de verwerking, namelijk:
- het doel van de gegevensverwerking;
- de categorieën van verwerkte persoonsgegevens;
- de ontvangers aan wie uw gegevens worden meegedeeld;
- als dat mogelijk is, de bewaartermijn ervan of, in voorkomend geval, de criteria die gebruikt zijn om die termijn te bepalen;
- het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming (met inbegrip van profilering) en, in dat geval, de onderliggende logica, en ook de betekenis en de gevolgen van deze besluitvorming.
b. Recht op rectificatie
Het is belangrijk dat u de controle over uw gegevens behoudt. Als u dus vaststelt dat de gegevens waarover we beschikken onjuist zijn, kunt u ons op ieder ogenblik vragen ze aan te vullen of te corrigeren.
Nadat u de wijzigingen bevestigd hebt, werken we ze bij binnen een termijn van maximaal een maand te rekenen vanaf het ogenblik dat uw identiteit gecontroleerd is.
c. Recht op gegevenswissing (“recht op vergetelheid”)
U hebt het recht om de verwijdering te vragen van de persoonsgegevens in ons bezit. In bepaalde specifieke gevallen laat de wetgeving u toe uw persoonsgegevens te verwijderen. Dat is het geval als:
- uw persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor we ze verzameld hebben;
- de verwerking van uw gegevens enkel berust op uw toestemming en u beslist ze in te trekken;
- u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw gegevens en er van onze kant geen gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen dan de uwe;
- u van mening bent dat de verwerking onrechtmatig is en voor zover dat inderdaad het geval is;
Dit recht is echter niet absoluut. We kunnen uw gegevens bewaren als dat onder andere nodig is:
- om een wettelijke verplichting na te komen;
- om onze contractuele verplichtingen uit te voeren;
- voor statistische doeleinden, met dien verstande dat we in dergelijke gevallen alle technische en organisatorische maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat het beginsel van minimale gegevensverwerking nageleefd wordt;
- voor de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van uw rechtsvordering.
Nadat u de verwijdering van uw gegevens bevestigd hebt, verwijderen we ze binnen een termijn van maximaal een maand te rekenen vanaf het ogenblik dat uw identiteit gecontroleerd is.
d. Recht op beperking van de verwerking
De wet bepaalt de gevallen waarin u de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens kunt vragen. Het betreft de volgende hypothesen:
- u betwist de juistheid van de persoonsgegevens, gedurende een periode die ons in staat stelt de juistheid van de gegevens te controleren;
- de verwerking is onrechtmatig en u maakt bezwaar tegen het wissen van de gegevens en eist in plaats daarvan een beperking van hun gebruik;
- u stelt vast dat uw persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn voor ons en wenst de verwerking ervan te beperken tot de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van uw rechtsvordering;
- u hebt bezwaar gemaakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens bij de controle of onze gerechtvaardigde redenen voor de verdere verwerking zwaarder wegen dan de uwe.
- In deze bovenstaande gevallen kunnen uw gegevens nog steeds verwerkt worden als:
- u met deze verwerking instemt; of
- de verwerking van uw gegevens noodzakelijk is voor de vaststelling, de uitoefening of de onderbouwing van uw rechtsvorderingen; of
- de verwerking noodzakelijk is voor de bescherming van de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon; of
- de verwerking noodzakelijk is om zwaarwegende redenen van algemeen belang.
e. Recht op overdraagbaarheid
Als uw persoonsgegevens verwerkt worden op basis van uw toestemming of omdat ze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst, hebt u het recht op overdraagbaarheid. Dit recht maakt het u mogelijk een deel van uw persoonsgegevens te recupereren in een gestructureerde, algemeen gebruikte en machineleesbare vorm. Bovendien kunt u ons op grond van dit recht vragen om uw gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke door te geven, als die doorgifte technisch mogelijk is.
f. Recht van bezwaar
Als we uw persoonsgegevens verwerken op grond van ons rechtmatig belang, hebt u het recht bezwaar te maken tegen deze verwerking om redenen die verband houden met uw specifieke situatie. We kunnen uw bezwaar afwijzen als er dwingende gerechtvaardigde redenen voor verdere verwerking zijn of als de verwerking gerechtvaardigd is voor de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
U hebt steeds het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor profilering, prospectie of direct marketing.
g. Recht om een klacht in te dienen
Als u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens een inbreuk vormt op uw privacy, hebt u ook het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (hierna “GBA”):
h. Uitzonderingen op de uitoefening van uw rechten: bijzondere bepalingen inzake het witwassen van geld
Op grond van de bepalingen inzake het witwassen van geld is Ethias verplicht witwasoperaties te voorkomen, op te sporen en aan de autoriteiten te melden. Daartoe verwerken we zowel persoonsgegevens die we van u ontvangen hebben als die afkomstig van andere kanalen zoals World-Check van Thomson Reuters of andere internetzoekmachines. Na deze verschillende controles kunnen we bepaalde transacties blokkeren en melden bij de Cel voor Financiële Informatieverwerking (CFI). De hierboven vermelde rechten kunnen dan niet uitgeoefend worden. U kunt dan contact opnemen met de GBA.
12. Cookies en technische gegevens
Het platform kan cookies of gelijkaardige technologieën gebruiken die noodzakelijk zijn voor de goede werking ervan.
Voor meer informatie over het gebruik van cookies verwijzen we naar het cookiebeleid dat van toepassing is op het platform.
13. Wijziging van dit charter
Dit charter kan op ieder ogenblik zonder kennisgeving vooraf gewijzigd worden. We raden u aan het regelmatig te raadplegen op onze website.
Laatste update:
28 augustus 2026