Vie privée

1. Introduction

Ethias attache une grande importance à la protection de vos données à caractère personnel et veille à les traiter conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données, notamment le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») ainsi que la législation belge applicable.

La présente Charte Vie Privée a pour objet de vous informer sur la manière dont Ethias collecte, utilise, conserve et protège les données à caractère personnel communiquées dans le cadre de l'utilisation de sa plateforme de gestion des appels à projets et des demandes de soutien philanthropique.

2. Responsable du traitement

Ethias S.A. (ci-après « Ethias » ou « nous ») est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel.  Ethias est une société de droit belge, dont le siège social est situé voie Gisèle Halimi 10, 4000 Liège, Belgique, enregistrée à la Banque Carrefour des Entreprises de Belgique sous le numéro 0404.484.654.

En qualité de responsable de traitement, nous déterminons les finalités (le « pourquoi ») et les moyens (le « comment ») du traitement de vos données à caractère personnel, et sommes votre interlocuteur principal (ainsi que celui des autorités de contrôle) pour toute question relative au traitement de celles-ci. La présente Charte vise à vous informer sur le traitement de vos données dont la responsabilité nous incombe.  

Notre délégué à la protection des données (ci-après « DPD », « Data Protection Officer » ou « DPO ») est chargé du suivi de la politique en matière de protection des données. Vous pouvez le contacter :

  • par courrier à l’adresse suivante :
    Ethias SA – Data Protection Officer
    voie Gisèle Halimi 10,
    4000 Liège
  • par e-mail à l’adresse DPO@ethias.be.  

La présente plateforme de gestion des appels à projets est exploitée par Optimy, qui agit en qualité de sous-traitant pour le compte d'Ethias. Optimy traite les données uniquement sur instruction d'Ethias et conformément aux engagements contractuels conclus entre les parties en matière de protection des données.

3. Champ d'application

La présente charte s'applique aux traitements de données à caractère personnel effectués dans le cadre :

  • du dépôt d'une candidature à un appel à projets ;
  • de l'introduction d'une demande de soutien ou de don ;
  • de la gestion administrative et opérationnelle des candidatures ;
  • des échanges entre les organisations candidates et Ethias ;
  • de l'évaluation, de la sélection et du suivi des projets soumis.

4. Quelles données collectons-nous ?

Selon la nature de votre candidature ou de votre demande, nous pouvons collecter les catégories de données suivantes :

  • données d'identification et de contact :
    • nom et prénom ;
    • fonction ;
    • adresse électronique ;
    • numéro de téléphone ;
    • coordonnées professionnelles ;
  • données relatives à l'organisation :
    • dénomination ;
    • forme juridique ;
    • adresse ;
    • numéro d'entreprise ;
    • secteur d'activité ;
  • données relatives au projet ou à la demande :
    • description du projet ;
    • objectifs ;
    • budget ;
    • calendrier ;
    • documents justificatifs ;
    • informations relatives aux bénéficiaires du projet ;
  • données techniques :
    • identifiants de connexion ;
    • journaux d'activité ;
    • informations relatives à l'utilisation de la plateforme.

Nous vous demandons de ne transmettre que les données strictement nécessaires à l'examen de votre candidature ou de votre demande.

5. Finalités du traitement

Vos données sont traitées pour les finalités suivantes :

  • réception et enregistrement des candidatures et demandes ;
  • analyse et évaluation des projets soumis ;
  • communication avec les personnes de contact ;
  • sélection des bénéficiaires d'un soutien ou d'un financement
  • suivi administratif, financier et opérationnel des projets retenus ;
  • établissement de statistiques et de rapports internes ;
  • respect des obligations légales, réglementaires ou contractuelles ;
  • gestion des contentieux et défense des intérêts d'Ethias.

6. Base juridique des traitements

 Les traitements reposent sur une ou plusieurs des bases juridiques suivantes :

  • l'intérêt légitime d'Ethias à organiser et gérer ses programmes de soutien, appels à projets et activités philanthropiques ;

le respect d'obligations légales auxquelles Ethias est soumis

7. Destinataires des données

Les données sont accessibles uniquement aux personnes habilitées qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions.

Elles peuvent être communiquées :

  • aux collaborateurs d'Ethias chargés de la gestion des candidatures ;
  • aux membres des jurys, comités d'évaluation ou instances de décision concernés ;
  • aux prestataires agissant pour le compte d'Ethias
  • à notre sous-traitant Optimy, dans le cadre de la gestion de la plateforme.

8. Transferts internationaux

Les données sont en principe traitées au sein de l'Espace économique européen.

Si un transfert vers un pays situé en dehors de l'Espace économique européen devait être nécessaire, Ethias veillera à ce que des garanties appropriées soient mises en place conformément à la réglementation applicable.

9. Durée de conservation

Les données sont conservées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

De manière générale :

  • les données relatives aux candidatures non retenues sont conservées pendant la durée nécessaire à la gestion de l'appel à projets et à la justification des décisions prises ;
  • les données relatives aux projets retenus sont conservées pendant toute la durée du partenariat ainsi que pendant les délais légaux de prescription applicables ;
  • certaines données peuvent être conservées plus longtemps lorsqu'une obligation légale ou réglementaire l'impose.

10. Sécurité des données

Ethias met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données à caractère personnel contre la perte, l'altération, l'accès non autorisé, la divulgation ou toute autre forme de traitement illicite.

Ces mesures sont également imposées contractuellement aux sous-traitants intervenant dans le cadre de la plateforme.

11. Vos droits

Hormis les cas où le GPDR ou toute disposition légale en vigueur en Belgique s’y opposent, vous disposez des droits suivants :

  • droit d’accès ;
  • droit de rectification ;
  • droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») ;
  • droit à la limitation de traitement ;
  • droit à la portabilité de vos données ;
  • droit à l’opposition ;
  • droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé y compris le profilage, produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire ;
  • droit de retirer votre consentement.

 

Nous mettons en place des procédures qui vous permettent d’exercer efficacement vos droits liés au traitement des données à caractère personnel. Ces procédures visent également à assurer le traitement de vos demandes dans les meilleurs délais. En tant qu’assureur, Ethias ne peut prendre le risque de donner suite à une demande qui n’émanerait pas d’une personne autorisée. C’est pourquoi, nous devons vérifier l’identité de notre interlocuteur .

Pour exercer vos droits, nous vous invitons à nous communiquer votre demande datée et signée accompagnée d’une copie recto-verso de votre pièce d’identité par courrier à l’adresse suivante : Ethias SA, DIM-Spoc GDPR, voie Gisèle Halimi 10, 4000 Liège ou par e-mail: privacy_request@ethias.be. 

Vous trouverez ci-après le détail des droits applicables au traitement de données dans le cadre des finalités mentionnées au point 5:

a. Droit d’accès

Vous avez le droit d’accéder à vos données à caractère personnel qui sont en notre possession. Ce droit vous permet également d’obtenir les informations caractéristiques du traitement à savoir :

  • la finalité du traitement des données ;
  • les catégories de données à caractère personnel traitées ;
  • les destinataires auxquels vos données sont communiquées ;
  • lorsque cela est possible, leur durée de conservation, ou le cas échéant, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
  • l’existence d’une prise de décision automatisée (y compris le profilage) et dans ce cas, la logique sous-jacente, ainsi que de l’importance et des conséquences de cette décision.

 

b. Droit de rectification

Il est primordial que vous conserviez la maitrise de vos données. Dès lors, si vous constatez que les données en notre possession sont inexactes, vous pouvez à tout moment nous demander de les compléter ou de les rectifier.

Après votre confirmation des changements apportés, veuillez compter un délai d’un mois à partir de la vérification de votre identité pour que vos données soient mises à jour. 

c. Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »)

Vous avez le droit de demander la suppression des données à caractère personnel en notre possession. La loi prévoit les cas pour lesquels le droit à l’oubli peut être exercé, il s’agit notamment des cas suivants :

  • vos données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles nous les avons collectées ;
  • le traitement de vos données est fondé exclusivement sur votre consentement et vous décidez de retirer celui-ci ;
  • vous êtes opposé au traitement de vos données et il n’existe pas dans notre chef de motifs légitimes impérieux qui prévalent sur les vôtres ;
  • vous estimez que le traitement est illicite et le fait est avéré.

Ce droit n’est toutefois pas absolu. Nous pouvons conserver vos données lorsque celles-ci sont nécessaires :

  • à l’exécution d’une obligation légale ;
  • à l’exécution de nos obligations contractuelles ;
  • à des fins statistiques étant entendu que dans ce cas, nous prenons toutes les mesures techniques et organisationnelles pour assurer le respect du principe de minimisation des données ;
  • à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

Après votre confirmation de supprimer vos données en notre possession, veuillez compter un délai d’un mois maximum à partir de la vérification de votre identité pour que vos données soient supprimées. 

d. Droit à la limitation du traitement

La loi prévoit les cas dans lesquels vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel. Il s’agit des hypothèses suivantes :

  • vous contestez l’exactitude des données à caractère personnel, pendant une durée nous permettant de vérifier l’exactitude ou non des données ;
  • le traitement est illicite et vous vous opposez à leur effacement et exigez à la place une limitation de leur utilisation ;
  • vous constatez que vos données à caractère personnel ne nous sont plus nécessaires et souhaitez en limiter le traitement à la constatation, l’exercice ou la défense de vos droits en justice ;
  • vous vous êtes opposé au traitement de vos données à caractère personnel lors de la vérification portant sur le point de savoir si nos motifs légitimes de poursuivre le traitement prévalent sur les vôtres.
  • Dans ces hypothèses, notez que le traitement de vos données peut tout de même avoir lieu si :
    • vous consentez à ce traitement ; ou
    • le traitement de vos données est nécessaire à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ; ou
    • le traitement est nécessaire à la protection des droits d’une autre personne physique ou morale ; ou
    • le traitement est nécessaire pour des motifs importants d’intérêt public.

e. Droit à la portabilité

Lorsque vos données à caractère personnel sont traitées sur base de votre consentement ou parce qu’elles sont nécessaires à l’exécution d’un contrat, vous bénéficiez d’un droit à la portabilité. Ce dernier vous permet de récupérer une partie de vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. De plus, ce droit vous permet de nous demander à ce que vos données soient transmises à un autre responsable de traitement à condition toutefois que cette opération soit techniquement possible. 

f. Droit d’opposition

Lorsque nous traitons vos données à caractère personnel sur base de notre intérêt légitime, vous avez le droit de vous opposer à ce traitement sous réserve de raisons tenant à votre situation particulière. Nous pouvons refuser votre demande d’opposition lorsque des motifs légitimes et impérieux nous imposent de poursuivre le traitement ou lorsque celui-ci est justifié pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Notez que vous avez toujours le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel au profilage ou à des fins de prospection ou marketing direct. 

 

g. Droit de réclamation

Si vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel constitue une atteinte à votre vie privée, vous avez également le droit d’introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données (ci-après « APD ») :

  • via leur site internet : www.autoriteprotectiondonnees.be
  • par courrier à l’adresse suivante :
    Autorité de protection des données
    Rue de la Presse 35
    1000 Bruxelles Tél : +32 2 274 48 00

h. Exceptions à l’exercice de vos droits : dispositions particulières en matière de blanchiment d’argent

Conformément aux dispositions relatives au blanchiment d’argent, nous sommes tenus de prévenir, détecter et signaler les opérations de blanchiment d’argent aux autorités. Nous traitons à cet effet les données à caractère personnel que vous nous avez communiquées ainsi que celles de canaux tels que World-Check de Thomson Reuter ou d’autres moteurs de recherche en ligne. À la suite de ce traitement, nous pouvons être amenés à bloquer certaines transactions et à les signaler à la Cellule de Traitement des Informations Financières (CTIF). Les droits mentionnés ci-dessus ne peuvent alors pas être exercés et nous vous invitons à vous adresser à l’APD. 

12. Cookies et données techniques

La plateforme peut utiliser des cookies ou technologies similaires nécessaires à son fonctionnement..

Pour davantage d'informations concernant l'utilisation des cookies, veuillez consulter la politique cookies applicables à la plateforme.

13. Modification de la présente charte

Cette Charte peut être mise à jour à tout moment et sans avis de modification. Nous vous invitons à la consulter régulièrement sur notre site internet.

Dernière mise à jour

28/08/2026

 

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